先一句话结论：预算有限、中文场景多就选WPS，深度云协作、跨国外企再考虑Microsoft 365

2026年了，办公软件早已不是“能用就行”。WPS与Microsoft 365谁能让你早下班？我把两台新电脑分别装上最新版，从WPS官网和微软官方渠道各自下载，连续用了30天，给你一份“不吹不黑”的对比报告。

1. 下载与安装：谁更省心？

1.1 WPS官网下载路径

打开 www.wps.cn，首页就能看见“免费下载”按钮，一键识别Windows/macOS/Linux，甚至自动推荐ARM版，2026年新版只有178 MB，比去年又瘦了22%。

• 国内镜像，宽带跑满，1分钟搞定
• 内置“纯净模式”，默认关闭广告弹窗
• 安装包附带字体库，公文排版无需再手动补字体

1.2 Microsoft 365下载路径

需要登录微软账户，选择“家庭/个人/企业”版本，整个在线安装器只有3 MB，但后续要拉取2.1 GB数据，科学上网不稳容易中断。

2. 价格与授权：真免费 vs 订阅制

WPS把“免费”做成护城河，Microsoft 365把“订阅”做成生态锁。

• WPS免费版：文字、表格、演示、PDF四大件无阉割，云端空间仅2 GB，但日常完全够用
• WPS超级会员：88元/年，解锁100 GB云盘、全文翻译、OFD公文、图片转Excel等进阶功能
• Microsoft 365：个人版398元/年，1 TB OneDrive，桌面端+移动端全功能，但停订即变“查看器”

结论：轻度办公WPS免费版就能打；如果团队已用SharePoint/Teams，365的398元反而更省事。

3. 功能实测：谁更懂中文办公？

3.1 文档兼容度

同一页眉奇偶页不同内容，WPS 2026原生支持，Word需要手动调“链接到前一节”；从OA系统导出的红头文件，WPS打开版式100%还原，Word偶尔跑字。

3.2 表格函数与大数据

Microsoft Excel的Dynamic Array和Power Query依旧领先；但WPS表格2026新增“灵感公式”，输入“按部门统计人均销量”，AI自动生成=AVEIFS，新手0学习成本。

3.3 演示动画

WPS新建的“智能动画”一键匹配中国风、科技感、极简三套动效模板，比PowerPoint的“设计理念”更本土化；但PowerPoint的Morph平滑切换依旧细节王者。

4. 云协作与跨端体验

用同一篇10 MB的营销方案同时测试：

• WPS云文档：5人同时编辑，延迟1.2 秒，手机端小程序可直接批注手写圈画
• OneDrive+Word：3人协同最稳，第4人加入时开始“排队锁段”，手机端Word闪退一次

结论：国内网络环境下，WPS云协作的稳定性反而更好；跨国团队再考虑365+SharePoint。

5. 安全与隐私

WPS 2026通过等保3.0 & ISO 27701双重认证，文档本地AES-256加密，密钥可选用户自持；Microsoft 365满足GDPR与ISO 27018，但数据默认存储在境外，对公文场景需额外合规评估。

6. 适用人群速查表

最终建议

如果你不想折腾订阅，直接到WPS官网下载免费版就够香；若公司早已绑定微软生态，就安心用365，别为了“省钱”来回倒腾格式。毕竟，工具是为人服务，省下来的时间才是最贵的成本。